【仕事と思考】 【その他/雑記】

やることを忘れてしまう人はToDoリストを活用しマルチタスクを辞める

2022年1月21日

 

今回は「やることを忘れてしまう人はToDoリストを活用しマルチタスクを辞める」についての記事です。

一生懸命やっているのに、やることを忘れてしまうってことは誰にでもあることです。やることを忘れてしまうと、何かとうまく行かなかったり誰かに怒られてしまったりと、良いことありませんよね。私もそんな一人でして、少し前までの私はやり忘れる、伝え忘れる、なんて日常茶飯事でした。ところが最近では、忘れないためにToDoリストの活用と、マルチタスクを制限するようにしてかなり改善しました。

そこで今回の記事では、やり忘れを改善するための方法について、私のやり方をまとめておこうと思います。

 

やることを忘れてしまう人はToDoリストと考え方を変える

人間はモノ忘れしてしまう

私は人一倍モノ忘れが激しいので、手帳にメモしたり書き出して情報の見える化で整理しています。

根本を言えば、人間の記憶なんて大したことありません。こんなことを言うと記憶力が良い人には怒られるかもしれませんが、人間の脳は誤作動をするし記憶を改ざんしてしまうモノなのです。これはヒューマンエラーにつながる結構怖いことなんです。

 

会社員の人々

 

仕事をしていると1つのことだけ集中して取り組むことが出来る職種と、やることが沢山ある職種があります。

やることが沢山あるとは、なにも難しくて大きな案件を掛け持ちすることだけでなく、1分で済むような小さなことがいくつもある場合も含みます。そう考えると、働いている大多数の人はやることが沢山あるってことだと思います。

これが毎日のルーティンになっていれば忘れることは少ないかもですが、定期的にやることが変わったり状況によって変わる場合は、やることを記憶し続けて実行するのは結構難しいです。だから、ちょっと予定が変わっただけで「ド忘れしちゃった」って良くある話しです。

 

さて、私がやることを忘れずに実行するために行っていることを紹介しますと、こんな感じになります。

  • ToDoリストを活用して見える化する
  • 考え方を変えてマルチタスクしない

 

脳のキャパは人それぞれですが、やっぱり限界があります。なので、脳の中の情報を少なくして整理することを徹底するんです。

 

ToDoリストを活用して見える化する

ToDoリストとは「やることリスト」のことです。

どんなに簡単で単純なことでも、件数が沢山あったら忘れてしまいます。なので、一日のやること、案件ごとのやること、作業ごとのやること、など何かに対してやるべきことをリスト化しておきます。

 

ToDoリストのやり方

  • 用紙やホワイトボードに書き出す。データでもOK

 

やり方は簡単です、やるべきことを書き出せば良いだけです。もしフォーマットやひな形が無くでも全然OKで、手書きで十分です。

ところが、ToDoリストは書き出せばOKなのですが、書き方のポイントが分からずに後から見返したときや仲間と共有したときに、リストが見ずらいってことがあります。

なので、いくつかのポイントを抑えておくと良いです。

 

ToDoリスト

例えばこんな感じのリストを手書きでスラスラ書き出せると良いですね

やることリスト

 

書き方のポイントはコレ

  • 箇条書きにする
  • 感情や感想は書き出さない
  • 数値を入れて、認識しやすくする
  • 必要であれば線引きして表にする

 

リスト化の基本は箇条書きです。箇条書きで端的に書くことで、単刀直入に何をすべきか?を理解できます。

結構ありがちですが、やること書き出すときに感情や感想は書き出さないようにしてください。あくまでもやることをリストする目的なので、長い文章で書き出しても、見返したときに理解しにくくなってしまいます。なので「〇〇〇をやる」程度にしておきます。

次に、数値を入れます。数値は「やることの件数」や「優先順位」や「日付」のことです。リスト化した文章とは別に数値を盛り込むことで、見えやすくなり整理が付きます。

手書きでリスト化したときに、書き出した内容によってはごちゃごちゃ感がでてしまうことがあります。そんな時には、行ごとに線を引いてエクセルの表のようにすると見えやすくなります。

このようなポイントは単純で簡単なことなのですが、意外と上手に書けない人はいます。私の場合はお客さんがホワイトボードを使って、リスト化してりる様子を見て「なるほど、こうやって書けばいいのか」って勉強した口です。

 

考え方を変えてマルチタスクしない

実はこれが一番難しいのですが、マルチタスクはかなりの負担です。あれやって、これやって、ってことが多すぎると「やり忘れ」の原因になります。

 

マルチタスクをやめる目的

  • 仕事量を少なくして、集中できる環境を作る

 

こなせる仕事量や仕事内容は人それぞれですが、自分に不釣り合いな仕事量を受け持ったら無理がでます。いくらToDoリストを活用しようとしても、それでも忘れることになって、一つ一つの仕事の質は低下してしまうんです。

 

大きな失敗

 

例えば「これは自分の負荷容量を超えているな」とか「これ以上は無理だ」と思ったら仕事量を少なくする方法もありますが、とは言え、多少の負荷がないとやりがいも達成感もないし、もっと言えば自分の成長も期待できないかもしれません。私の言っているマルチタスクをやめるって意味は、決して手抜きで仕事をするためではありません。

判断基準はToDoリストを活用しても「やり忘れる」です。そのような場合は、なんとかして仕事量を抑えるようにしなければやり忘れるどころか人間が潰れてしまいます。

 

結局は自分をコントロールすること

ただやるだけでは、何をやってもダメかも

私の今までの経験からToDoリストを活用してマルチタスクをやめることで、仕事の質が上がりやり忘れが無くなると思っていますが、そもそも一番重要な事があります。

 

一番重要なこと

  • テンション高めで取組めているか?

 

これを言ったら元も子もないですが、テンション高めでノリノリでやれていれば「やり忘れる」ことはかなり低いですし、やり忘れても挽回可能です。

私の20代の仕事ぶりを思い返すと、仕事にのめりこんでゾーンに入っている状態が多く、当時は無敵だと思っていたのでどんな仕事でもとてつもない仕事量でもやり遂げることができていました。(多分ですが)

ところが、年齢を重ねてある程度落ち着いてくると、そうはいきません。日々の生活が淡々として同じことの繰り返しに感じるようになります。この感覚はかなりやばい状態です。やり忘れ以前にやる気が低下して何をやってもうまくいかなくなる可能性があります。

なので、自分の気持ちはある程度は作っておく必要があるんですよね。

 

自分の気持ちをコントロールする

自分の気持ちをコントロールしてテンション高めにする方法は正直難易度高めですが、できないことはないです。

 

例えば、こんな方法でテンションを上げます。

  • しっかり休みをとる、長期休暇を取る
  • 体調を整える、トレーニングがおすすめ
  • 目標や目的意識を持つ。すべては自分のため
  • 読書をして新しい知識や考え方を手に入れる
  • プライベートを充実させる、何かにチャレンジする
  • やる気がある人、向上心高めの人達と行動を共にする

 

気持ちを高める方法は人それぞれなので、いろいろな方法を試してみるといいです。今までと違った自分を見つけるきっかけにもなるでよう。

 

スーパーマン

 

そもそもですが、いろいろと試した結果、あまりにもやる気が出てこないってこともありますよね。そんな時には、最終手段しかありません。

 

あまりにもやる気がでない時の最終手段

  • 転職する
  • なにもしない、すべて放棄する

 

あまりにもやる気がでないってことは、そもそも全然向いていないと思います。なので、転職したり、やらない、って選択をして次の一歩を踏み出しましょう。

 

 

ポイントのまとめ

それでは、やることを忘れないために重要なポイントをまとめておきます。

 

ポイント

  • 人間の脳は誤作動をするし記憶を改ざんしてしまうモノ
  • やり忘れないためにはToDoリストを活用して、やることを整理してまとめる
  • 仕事量が多する場合はマルチタスクを辞めればやるべきことに集中できる
  • テンションが上がらないと何をやってもうまくいかないので、気持ちは自分でコントロールする

 

以上4つのポイントです。

 

*人間が成功するために必要なことは、この本に書かれています。私のおすすめの本です。

*私がメンタルの癒しにおすすめするのは、入浴剤とアイマッサージ器です。お試しあれ

 

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以上です。

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