仕事の思考 ただ言いたい事

なぜ結論は一番初めに書くのか?/結論を相手に伝える3つのテクニック

 

今回は「なぜ結論は一番初めに書くのか?」についての記事です。

皆さんは文章を書くのは得意ですか?私は300記事以上ブログを書き続けていますが、正直めちゃくちゃ苦手です。特に、文章を書く上で「結論は一番初めにかく」と言う基本がありますが、これがなかなかできませんでした。

でも、そんな私が最近なんとか文章を書くことに慣れてきた理由に、「結論を相手に伝えるための3つの文章テクニック」に気が付いたことが挙げられます。

と言うことで今回の記事では、結論を初めに書かなければいけない理由から、結論の書き方について紹介しようと思います。

 

なぜ結論は一番初めに書くのか?

結論を一番初めに書く理由

文章で誰かに伝えるとき、「結論は一番初めに書かなければならない」と言われています。

実際に、自分が書いた文章に対してそのような注意を受けたことがある人もいるのではないでしょうか?

私もその一人で、「で、何が言いたいの?」「話が長い」なんてことを、今でも時々言われることがあります

 

 

結論を一番初めに書く理由はコレです

  • 文章は読み手(第三者)に伝えるものだから

 

読み手が求めていることはコレです

  • 「いったい何なのか?」の結論や結果

 

逆に、読み手(第三者)が求めていないことはコレです

  • 書き手の感想
  • 書き手の感情や気持ち

 

つまり、読み手(第三者)は、自分の主張ばかりで「自分をわかって欲しい」と言う気持ちが先行する文章は「そんなの知らんがな」と感じているんです。

だから「結論は一番初めに書く」と言うことになるんですよね。

 

ここまでの話し、ちょっとショックじゃないですか?

私はこの事実を知った時「えっ、、、自分は一生懸命相手に伝えようとしていたのに、、、なんで、、、」ってショックを受けましたよ。

 

読み手(第三者)目線の気持ちを考える

では、立ち位置を変えて、読み手目線で考えてみましょう

 

 

 

例えば、あなたがインターネットで何かを検索したします。

その時に、無数のサイトから「これかな」ってクリックしますよね。開いたサイトを見たときに、あなたは無意識のうち「自分が知りたい情報」のみを探していませんか?

そこに書いてある文章を全部読むなんてこと、ほとんどしていないですよね?

そうなると、読み終わった後に重要なこと以外は覚えていないはずです。

 

つまりこう言うことなんです。

  • 知りたいのは結論や結果なので、それ以外の情報は読まない、読んでも頭に入らない

 

どうでしょう、あなたもそう思いませんか?

 

文章も会話も同じ

文章は結論を一番初めに、、、これって実は会話も同じことが言えます。

 

会話も結論が大切

  • 業務連絡や報告を口頭で伝える場合も、結論を一番初めに言わなければならない

 

結論が大切な理由

  • 「結論 = 仕事の結果」 つまり一番重要な情報なためスピーディに知らせる必要がある

ここがうまくいかないと、業務に支障がでるかもしれません。

 

休憩中のたわいのない会話、何気ない世間話し、は結論がなくてもいいでしょう。

しかし、業務連絡や報告の場合にではそうはいきません。話しが長いと、それを理解するために相手はもの凄く頭を使いますから「話しが長い!だから何?」って言われてしまいます。

 

結論をうまく書く方法

文章を書く鉄則

文章を書くことは結構難しい作業です。

何を書いているか分からなくなったり、読み返したら意味不明だったり、何が言いたいか分からなかったり、、、、ほんと、相手に伝えることは簡単じゃないです。

私もブログを書き始めたころの記事は、黒歴史として葬り去りたいくらいですよ(笑)

 

でも安心してください。文章には書く上で「鉄則」とされていることがあるんです。

 

鉄則はコレです。

  • 読み手の気持ちになる

はっきり言ってこれに尽きます。文章は読み手に伝えるモノを前提として、読み手がどう思うか?読み手にどう伝わるか?を考えて書けばいいのです。

 

 

でも、そうは言っても「読み手の気持ち」を考えることも簡単なことじゃないんですよね。

そこで、結論に重点を置いた3つの文章テクニックがあるので紹介します。

 

結論に重点を置いた3つの文章テクニックはコレです。

  • 結論は抽象的な表現にする
  • 曖昧な表現を使わない方が良い
  • 結論や結果は最初の見出しと同じにする

 

この3つのテクニックを使うと、飛躍的に読み手に結論が伝わりやすくなります。

 

結論は抽象的な表現にする

結論や結果は、いろいろやってみて行きついた答えなので、そこに至るまでの経緯を考えると感情も入ってしまうし、なかなか説明するのは簡単ではないですよね。

 

そこでポイントになるのがコレです

  • 「いろいろやってみて行きついた答え(具体的)」 を 「まとめる(抽象化)」 と 「結論や結果」 となる

 

つまり結論や結果は、「いろいろやってみたことを説明する(具体的)=結論や結果」ではなくて、「いろいろやったことをまとめる(抽象化)=結論や結果」なのです。

「抽象的=悪い」ってイメージがある人もいますが、全然そんなことはなくて「まとめる=抽象化」なので安心してください。

 

さらに付け加えると、コレが大切です。(実はこれが一番難しいかも)

  • 丁度いい抽象表現

 

例えば、抽象化しすぎると「できた」「できなかった」と言う結論になってしまうので、それでは正直意味不明で相手は怒ってしまうかもしれません。

なので、「〇〇〇の結果△△△は×××でした。」といった、ほど良い抽象化にすると伝わりやすいです。

 

具体的に説明したいときのポイント

もし「結論は書いたけど、本当はもっと説明(具体化)したい」と思ったり、「結論は分かったけど、なんでそうなったの?」と聞かれたら、良い方法があります。

 

 

結論を具体化する方法はコレです

  • 「結論(抽象的)」 の後に 「なぜなら・・・・だから」「例えば・・・・なので」で掘り下げる

 

そして、具体化するときのポイントはコレです

  • 自分の感情を入れて書かない
  • 「結論」を客観的視点で掘り下げる

 

自分の感情を入れて説明すると「感想文」になってしまったり「結論がぼやけて曖昧になる」ので、事実に基づいて客観的に説明するようするようにしましょう。

 

もしどうしても、自分の感情を入れて説明したい時にはコレです

  • 結論を客観的視点で説明したあとに「例えば私の場合も・・・・です」で自分の事例を紹介する

 

この方法を覚えておけば、自分自身の書きたいことも整理できますし、相手にも伝わりやすくなるのでお勧めです。

 

曖昧な表現を使わない

文章を書くときや、結論を書くときには気を付けた方が良い表現があります。

 

気を付ける表現

  • 「思う」「だろう」「感じた」「たぶん」などの曖昧な表現は避ける

 

曖昧な表現は、「何が言いたいのか?」がはっきりしません。事実は1つなのに、書き方(言い方)一つで印象は変わってしまうのです。

 

例えば「たぶん・・・・だと思う」と書いてあったら、皆さんはどう思いますか?

「だからなに?どっちなの?」と思いませんか?これって、読み手からするとものすごく不信感を抱くことなんです。

 

だからここがポイントになります。

  • 結論は数値に裏付けされた事実に基づくこと ⇒ 客観的に、そして正確に書くことができる

 

結論や結果は最初の見出しと同じにする

結論や結果を文章の最初の見出しと同じにすると、結論を一番初めに書きやすくなります。

 

まずは「見出し」について整理しておきましょう。

  • 「見出し」 とは 「その文章に書かれていることをまとめもの」 であり 「何が書かれているのかを表しているもの」 です。

 

この法則を逆手にとって、意識的に文章の最初の見出しに結論を入れてしまうのです

 

結論や結果を最初の見出しと同じにする

 

つまりこうなります

  • 1番最初の見出しを結論にすると、文章全体の中の一番初めに結論が書かれていることになる

 

文章を書くときは、「一番初めの見出しを結論にする」と決めておけば、自然と結論が一番初めに書いてある文章が出来上がるのです。

 

ありがちな悪い文章

さて、ここまでは結論に重点を置いた3つの文章テクニックを紹介してきましたが、それとは逆に、ありがちな悪い文章の例を紹介しておきましょう。

 

 

ありがちな悪い文章はコレです。

  • 曖昧な表現が多い
  • 時系列で書いている
  • 結論が一番最後に書いてある
  • 難しい漢字や表現を使っている
  • 自分の考えや気持ちを書いている

どうでしょうか?このような文章を書いていませんか?

このような文章は、結論が分かりにくく、何が結論なのかさえも分からないことが多いです。

と言いつつも、正直私も思い当たることがいくつもありました。これは気を付けないといけませんね。

 

結論は一番初めに書くポイントのまとめ

それでは、結論は一番初めに書くについて重要なポイントをまとめておきます。

 

ポイント

  • 文章は読み手(第三者)に伝えるものなので、読み手に伝わらなければ意味がない。だから、結論は一番初めに書く
  • 読み手が求めていることは「結論」「結果」で、それ以外の情報は「知らんがな」と思っている
  • 文章を書く鉄則は「読み手の気持ちになる」こと
  • 結論を読み手に伝える3つのテクニックは「結論は抽象的な表現にする」「曖昧な表現を使わない方が良い」「結論や結果は最初の見出しと同じにする」です。

 

以上4つのポイントが大切です。

文章を書く当事者の自分はすべてを把握しているから、それまでの経緯をダラダラと書いてしまう傾向があります。でも、読み手はそんなこと知らないので、文章(話し)が長くなると、すべてを理解しなければならず、疲れ切ってしまいます。

だから、「そんなの知らんがな」と思われてしまい、「何が言いたいの?」って言われてしまうのです。

でも、こんな偉そうなこと言っている私の文章も、どれほど読み手に伝わっているのか?正直自信がありません。だから「文章は読み手(第三者)に伝えるものなので、読み手に伝わらなければ意味がない」を肝に銘じておくことにします。

 

*文章の書き方はこちらの本が非常に勉強になります

いますぐ書け、の文章法

 

図解でわかる!理工系のためのよい文章の書き方

 

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以上です。

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